须经校党委会议通过暨确定出国访问人员名单，再准备以下材料报请省教育厅审核。

1、邀请函原件或传真件 （邀请函上应有邀请人的单位全称，姓名、职务及地址、电话和被邀请人的姓名、出生年月、单位全称、职务、出访时间或期限、访问目的、出访费用由谁承担等内容）

2、上报省教育厅的请示公文3、如实填写《因公出国、赴港澳任务申请、审批表》一式两份（有厅级领导干部的团组填写一式三份），该表须经校领导亲笔签署意见并加盖公章，并将出访信息进行公示。

4、参加国家部委或外省市团组的出访人员，必须提供有审批部门出具的出国任务通知书和出国任务批件，以及事先征求主管部门同意的证明文书。省教育厅审批后，凭以下材料报省外办办理出国任务批件：1、省教育厅关于出访的批件（公文）2、邀请函复印件或传真件、翻译件3、省教育厅领导签字同意并盖公章的《因公出国、赴港澳任务申请、审批表》获得省外办出具的《江西省人民政府出国、赴港任务批件》后，填写《申办因公护照资料单》凭以下材料在省外办涉外处办理出国护照：1、出国任务通知书2、出国任务批件3、政审批件（由学校出具），或出国备案表4、专官员手册

5、公安保密防谍教育单

6、出国期间人身保险单

7、前往有权限的部门拍摄新电子护照照片，采取指纹与签名

8、身份证复印件（加盖学校公章）

9、交纳签证办理费用

10、厅级领导干部的团组，须经省外办审核后再报省政府办公厅，经省领导签字同意并盖公章后，再由省外办办理出国任务批件。须向省外办准备以下签证材料，经核实无误后，省外办根据具体出访的国家分别投递负责签证事宜的省外办所设的办事处。1、出国任务批件2、政审批件3、申办外国签证事项表 （根据不同国家要求，有二种不同表格形式）4、邀请函传真件（一些国家签证申请指定使用邀请函原件）5、签证申请表 （不同国家均有不同的签证申请表格或填写要求等）6、平光小二寸近照 （不同国家对签证照片有相应的要求）7、公安保密防谍教育单8、保险单 （如芬兰对签证人员的人身保险有特殊要求，至少保20万元）9、身份证复印件